Про організацію роботи з документами та іншими матеріальними носіями інформації,що містять службову інформацію
УКРАЇНА
ВЕЛИКОБИЙГАНСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА
БЕРЕГІВСЬКОГО РАЙОНУ ЗАКАРПАТСЬКОІ ОБЛАСТІ
Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я
сільського голови
28 квітня 2022 року с. Велика Бийгань № 55
Про організацію роботи з документами
та іншими матеріальними носіями інформації,
що містять службову інформацію
Відповідно до пунктів 19, 20 частини 4 статті 42 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, постанови Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 р. № 736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію» (зі змінами), з метою організації роботи з документами та іншими матеріальними носіями інформації, що містять службову інформацію, вважаю за необхідне:
1. Організацію роботи з документами та іншими матеріальними носіями інформації, що містять службову інформацію покласти на першого заступника сільського голови Сімчеру І.І., начальника відділу економіки та правового забезпечення Великобийганської сільської ради Кенийза Р.І., головного спеціаліста відділу економіки та правового забезпечення Великобийганської сільської ради Скінтея Л.В. та начальника служби у справах дітей Великобийганської сільської ради Поповича О.І.
2. Затвердити Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Великобийганській сільській раді, що додається.
3. Контроль за виконанням розпорядження залишаю за собою.
Сільський голова Ганна НОДЬ
ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядженням сільського голови
28 квітня 2022 року № 55
ІНСТРУКЦІЯ
про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Великобийганській сільській раді
Загальна частина
1. Робота з документами та іншими матеріальними носіями інформації, що містять службову інформацію у Великобийганській сільській раді здійснюється відповідно до вимог “Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію”, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736 з урахуванням особливостей викладених далі.
2. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію покладається на начальника відділу економіки та правового забезпечення Великобийганської сільської ради Кенийза Р.І., головного спеціаліста відділу економіки та правового забезпечення Великобийганської сільської ради Скінтея Л.В. та начальника служби у справах дітей Великобийганської сільської ради Поповича О.І.
3. Окремими розпорядженнями сільського голови:
- утворюється комісія з питань роботи із службовою інформацією та затверджується положення про комісію;
- затверджується перелік відомостей, що становлять службову інформацію в Великобийганській сільській раді.
4. Організація роботи з мобілізаційними документами (з відміткою “Літер “М”) регламентується окремим розпорядженням сільського голови. Робота з документами щодо криптографічного захисту (з відміткою “Літер “К”) та з документами з питань спеціальної інформації (з відміткою “СІ”) в Великобийганській сільській раді не проводяться.
5. Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем та засобів електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки під час обробки службової інформації в Великобийганській сільській раді ЗАБОРОНЕНО.
Приймання та реєстрація документів
6. Приймання та реєстрація документів з грифом “Для службового користування” здійснюється головним спеціалістом відділу економіки та правового забезпечення Великобийганської сільської ради Скінтей Л.В. У разі його тривалої відсутності (відпустка, хвороба, відрядження) — особою, яка виконує його обов'язки.
7. У разі доставки документів службою Держспецзв'язку, на відповідних документах про доставку, проставляється печатка Виконавчого комітету Великобийганської сільської ради “ДЛЯ ПАКЕТІВ”, а у разі неможливості — “КАНЦЕЛЯРІЯ”.,
8. Реєстрація документів з грифом “Для службового користування” здійснюється у відповідних журналах обліку, які ведуться в паперовій формі.
Друкування і розмноження документів
9. Друкування і розмноження (копіювання) в сільській раді документів з грифом “Для службового користування” за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки ЗАБОРОНЕНО.
10. Дозволяється друкувати і розмножувати (копіювати) бланки документів, форми, що підлягають заповненню, супровідні листи, які без додатків є відкритою інформацією та ті частини документів, які не містять службової інформації. Уся службова інформація заноситься виконавцем до документів вручну кульковою ручкою (у разі необхідності — олівцем). При цьому на таких документах під грифом ставиться позначка “по заповненню”, наприклад:
“Для службового користування”
(по заповненню)
Надсилання документів:
11. Надсилання документів з грифом “Для службового користування” іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням або кур'єрською службою сільської ради, яка, у разі необхідності, створюється окремим розпорядженням сільського голови.
Передача службової інформації (надсилання документів з грифом “Для службового користування”) телекомунікаційними, інформаційно-телекомуніка-ційними мережами ЗАБОРОНЕНА.
Користування документами
12. Працівник іншої установи, під час ознайомлення з документами з грифом “Для службового користування”, у разі потреби, робить витяги з документів у робочому зошиті.
Робочому зошиту присвоюється гриф “Для службового користування”, аркуші нумеруються та прошиваються, на зворотньому боці останнього аркуша зошита робиться засвідчувальний напис, який скріплюється підписом відповідальної особи сільської ради та печаткою “ДЛЯ ПАКЕТІВ”. Робочий зошит реєструється в Журналі реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом “Для службового користування”.
Забезпечення збереженості документів
та проведення перевірки їх наявності
13. Зберігання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію та яким присвоєно гриф “Для службового користування” (в тому числі документів з мобілізаційних питань) здійснюється в будівлі сільської ради в кабінеті № 7, який у неробочий час закривається.
Для зберігання використовуються металеві сейфи (шафи), які надійно замикаються.
Прибирання в приміщеннях де зберігаються документи з грифом “Для службового користування” проводиться тільки в присутності відповідальної особи.
14. В інших службових приміщеннях сільської ради документи з грифом “Для службового користування” можуть зберігатися протягом строку необхідного для їх опрацювання (отримані справи — не більше одного місяця) за умови, що приміщення та сейф (металева шафа) у яких вони зберігаються надійно замикаються. У разі неможливості забезпечення визначених умов, такі документи повинні щоденно в кінці робочого дня повертатись відповідальній особі сільської ради, а у разі необхідності, на наступний день отримуватись знову.
15. Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначається окремим розпорядженням сільського голови.
16. Передача одержаних документів з грифом “Для службового користування” всередині одного структурного підрозділу від одного працівника іншому працівнику, у разі необхідності, здійснюється за резолюцією керівника підрозділу через відповідальну особу сільської ради з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.
17. З метою щорічної перевірки стану організації роботи з документами, що містять службову інформацію, окремим розпорядженням сільського голови, призначається комісія з питань проведення перевірки наявності документів з грифом “Для службового користування”.
Охорона службової інформації
під час міжнародного співробітництва
18. Порядок організації прийому іноземців і проведення роботи з ними визначається окремим розпорядженням сільського голови, яким зокрема призначаються посадова особа відповідальна за організацію відповідної роботи та особа відповідальна за здійснення технічного захисту інформації.
Додаткові положення
19. У разі якщо в самостійних структурних підрозділах сільської ради виникає необхідність у створенні та використанні документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх облік, зберігання, використання і знищення повинні організовуватись відповідно до “Типової інструкції...”, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736 з урахуванням даних особливостей.
20. У разі неможливості створення в самостійних структурних підрозділах умов щодо забезпечення збереженості документів з грифом “Для службового користування” викладених у пункті 101 “Типової інструкції...”, справи структурного підрозділу з документами з грифом “Для службового користування” передаються на зберігання до кабінету 7 сільської ради.
Сільський голова Ганна НОДЬ
